Hur en lektion i stadsplanering från 1600-talet kan rädda din AI-strategi

‍

Historien som förändrade allt

Föreställ dig Boston år 1630. En ung puritansk koloni som breder ut sig på en klippig halvö där det ännu inte finns några vägar och där boskapen strövar fritt över ängar och kullar. Korna, med sin pragmatiska djuriska visdom, följer naturliga stigar och följer minsta motståndets väg: kringgår stenblock, undviker träsk, förbinder betesmarker och vattenhål.

‍

När stadens grundare decennier senare stod inför behovet av att skapa ett vägsystem fattade de ett beslut som verkade rimligt: istället för att utforma ett logiskt och ordnat rutnät från grunden asfalterade de helt enkelt de stigar som boskapen redan hade dragit fram.

‍

Resultatet? Den kaotiska labyrint av slingrande gator som fortfarande präglar centrala Boston, där Washington Street slingrar sig som en flod som blivit galen och där även den mest sofistikerade GPS:en ibland ger upp i frustration.

‍

Historisk källa: Historien finns dokumenterad i dikten "The Calf-Path" av Sam Walter Foss (1858-1911), som berättar exakt hur de stigar som en kalv trampade upp senare blev gatorna i en stad.¹

‍

När effektivitet blir ineffektivitet

Historien från Boston är fascinerande eftersom den på ett perfekt sätt illustrerar en paradox: det som fungerar lokalt och omedelbart kan visa sig vara katastrofalt i större skala och på lång sikt. Korna gjorde rätt i att följa minsta motståndets väg för sina omedelbara syften, men deras vägar var inte utformade för vagnar, bilar, lastbilar eller stadsbussar.

‍

Lärdomen är djup: inte allt som utvecklas organiskt är optimalt för framtiden.

‍

Business Analogy: När processer blir till vägar

På moderna gårdar finns det "kostigar" överallt. Det är de processer som har utvecklats organiskt över tiden. Som Jim Highsmith förklarar: *"I IT-världen innebär att "bana väg för kossor" att automatisera en affärsprocess som den är, utan att tänka för mycket på dess effektivitet eller ändamålsenlighet"².

‍

• Formuläret ska skrivas ut, undertecknas, skannas och skickas tillbaka via e-post
• Veckomötet som ingen minns varför det startade, men att "vi alltid har gjort på det här sättet
• Den Excel-fil som delas mellan 15 personer och som fungerar som företagets "databas".
• Godkännandeprocessen som går genom 7 olika personer, varav 3 inte ens vet varför de måste skriva under den

Dessa processer formades som kossornas stigar: de följde det minsta motståndets väg i det ögonblick de föddes. Men nu, i den digitala tidsåldern, kan det vara förödande att fortsätta att följa dem.

‍

Den stora frestelsen: Att bana väg för kossan

När företag bestämmer sig för att "digitalisera" går de ofta i samma fälla som Bostons grundare. De tar befintliga processer och "överdäckar" dem med teknik:

Digitalisering: Att bana väg

‍

"Har vi alltid fyllt i det här formuläret för hand? Perfekt, låt oss skapa en ifyllningsbar PDF!"

Detta är digitalisering: att konvertera analogt till digitalt utan att ändra något väsentligt. Gartner definierar det så här: "Digitalisering är processen att konvertera analog information till digitalt format. Det är som att asfaltera kostigen - den blir smidigare, men förblir krokig och ineffektiv.

Den dolda kostnaden för tröghet

Ett tillverkningsföretag som jag känner hade en kvalitetskontrollprocess som krävde 14 olika steg, som utvecklats gradvis under 1980- och 1990-talen. När de "digitaliserade" överförde de helt enkelt alla 14 stegen till surfplattor. Processen blev snabbare, men förblev i grunden irrationell: 8 av dessa steg var dubblerade eller föråldrade.

‍

Verklig omvandling: Digitalisering vs Digitalisering

Digitalisering: Utformning av framtidens stad

Sann digitalisering innebär att göra det som Boston borde ha gjort: att titta på slutmålet och från grunden utforma det bästa sättet att uppnå det.

‍

Enligt Gartners ordlista: "Digitalisering är användningen av digital teknik för att ändra en affärsmodell och skapa nya möjligheter till värde och intäkter; det är processen att gå över till en digital verksamhet"⁴.

‍

Exempel på faktisk digitalisering:

• Netflix digitaliserade inte videouthyrningen, utan tänkte helt om när det gäller hemunderhållning
• Amazon digitaliserade inte papperskataloger; de återuppfann handeln

Den avgörande skillnaden

• Digitalisering: "Hur kan vi göra det vi gör, fast digitalt?"
• Digitalisering: "Vad är det vi egentligen vill uppnå och hur gör vi det på bästa sätt i den digitala tidsåldern?"

AI och frestelsen att bli superlycklig

I dag ser vi en ny våg av att "bana väg för kossor" med artificiell intelligens. Företag tar ineffektiva processer och förbättrar dem med AI, vilket skapar vad vi skulle kunna kalla "superlasticitet".

‍

Som Harvard Business Review påpekar: "Idén om omarbetning av affärsprocesser är på väg tillbaka, den här gången med artificiell intelligens som drivkraft. På 1990-talet möjliggjorde införandet av affärssystem och internet förändringar i affärsprocesserna, men förväntningarna på radikala förändringar infriades ofta inte. AI möjliggör dock bättre, snabbare och mer automatiserade beslut"⁵.

Exempel på beläggning av AI Cow Path:

‍

• Använda ChatGPT för att skriva e-postmeddelanden snabbare i en kommunikationsprocess som kräver 12 e-postmeddelanden för att fatta ett enkelt beslut
• Implementering av AI för att analysera rapporter som ingen egentligen läser
• Automatisera godkännandeprocesser som inte borde finnas med hjälp av maskininlärning

Resultatet

‍

Ineffektiva processer blir nu ineffektiva snabbare och med större precision.

‍

Metodiken för anti-ko-stig

‍

1. Obliterate → Integrerad → Automatiserad

Innan du implementerar någon teknik ska du följa den här ordningen enligt Michael Hammers metodik:

Obliterera: Eliminera allt som inte tillför något verkligt värde

‍Integrera: Koppla samman återstående processer i logiska flöden

‍Automatisera: Tillämpa teknik först i slutet

‍

Som Hammer skriver: "Det är dags att sluta bana väg för kossor. I stället för att införliva föråldrade processer i kisel och programvara bör vi utplåna dem och börja om från början.

2. Greenfield- kontra Brownfield-metoden

Dessa termer, som hämtats från stadsplanering och programvaruteknik, definierar två radikalt olika tillvägagångssätt⁸:

‍

Brownfield (banar väg):

• Underhåll av befintlig och ny teknik
• Snabbare på kort sikt
• Bevarar ineffektivitet

Greenfield (design från grunden):

• Börja med en whiteboard
• Mer riskfyllt men potentiellt revolutionerande
• Gör att du kan dra full nytta av de nya möjligheterna

Som McKinsey påpekar: "90 procent av företagen har påbörjat någon form av digital omvandling, men endast en tredjedel av de förväntade intäktsfördelarna har realiserats"⁹.

3. De rätta frågorna

Fråga före varje teknisk implementering:

• "Varför gör vi den här rättegången?"
• "Vad skulle hända om vi slutade göra det?"
• "Om vi skulle designa den idag från grunden, hur skulle den då se ut?"
• "Vilka begränsningar från det förflutna finns inte längre?"

Fallstudier: När det lönar sig att undvika vägen

Fall 1: Banken som omprövade sin utlåning

En europeisk bank hade en process för godkännande av lån som tog 45 dagar och omfattade 12 olika steg. I stället för att "digitalisera" den befintliga processen gjorde man om den helt:

• Före: 45 dagar, 12 passeringar, 73% av filerna godkända
• Efter: 24 timmar, 3 passeringar, 81% av filerna godkända

Hemligheten? De insåg att 90% av kontrollerna var överflödiga och att AI kunde bedöma risken mer exakt än 6 olika kontor.

Case 2: Sjukhuset som eliminerade köerna

Ett italienskt sjukhus hade väntetider på fyra timmar på akutmottagningen. Istället för att "digitalisera" kösystemet omprövade man patientflödet helt och hållet:

• AI-baserad prediktiv triagering
• Differentierade rutter per typ
• Övervakning av arbetsbelastningar i realtid

Resultat: väntetiderna minskade med 80%, patientnöjdheten ökade med 60%.

‍

De tre moderna fällorna på ko-vägen

1. Förtrogenhetsfällan

"Våra medarbetare är vana vid det här" är den mest lömska innovationsdödaren. Det är som att säga att korna är vana vid sina stigar.

2. Den dämpade investeringsfällan

"Vi har redan investerat så mycket i det här systemet" bortser från det faktum att felet förstärks om man fortsätter på fel väg.

3. Den falska komplexitetens fälla

"Det är för komplicerat att ändra allt" döljer ofta rädslan för att erkänna att den nuvarande processen inte är meningsfull.

‍

ANTI-COW-ramverket för digital omvandling

Analyze- Analysera det önskade resultatet

Börja inte med tekniken, utan med affärsmålet.

Navigate- Navigera bortom nuvarande begränsningar

Fråga dig själv: "Om jag var ett företag som föddes idag, hur skulle jag lösa det här problemet?"

Transform- transformera, inte översätta

Omforma processer för den digitala tidsåldern, inte översätta dem till digitala.

Implementera- Implementera i etapper

Vi använder ett stegvis tillvägagångssätt men med en radikal vision.

Kontrollera- Kontrollera effektiviteten

Mäter inte bara effektivitet utan även övergripande ändamålsenlighet.

Optimera- Kontinuerligt optimera

Förändringsprocessen tar aldrig slut.

Watch- observera för att hitta nya vägar

Var försiktig så att det inte bildas nya spontana "kostigar".

‍

AI som arkitekt, inte som arbetare

Artificiell intelligens kan antingen vara det bästa verktyget för att bana väg för kossor (vilket gör dem supereffektiva men i grunden felaktiga) eller den bästa arkitekten för att utforma framtidens städer.

Som World Economic Forum påpekar: "För att nå sin fulla potential måste AI tala affärsspråket, förstå hur arbetet flyter och ha processintelligens"¹⁰.

Skillnaden ligger i tillvägagångssättet:

AI som arbetare (Paving the Cow Path):

• "Hur kan vi använda AI för att göra den här processen snabbare?"
• Automatisering av befintliga aktiviteter
• Inkrementella förbättringar

AI som arkitekt (stadsplanering):

• "Hur kan vi helt ompröva det här affärsresultatet?"
• Omdefiniering av själva problemet
• Radikal omvandling

Modet att riva

Den mest djupgående lärdomen av historien om Boston är inte teknisk utan psykologisk: det krävs mod att erkänna att de vägar vi följer inte nödvändigtvis är de bästa möjliga.

I affärslivet betyder detta:

• Ifrågasättande av "heliga" processer
• Att acceptera att "vi alltid har gjort på det här sättet" är inget rättfärdigande
• Investera i förändringar som kanske inte lönar sig omedelbart
• Motstå frestelsen att göra en snabb lösning

Slutsats: Att utforma vägar för framtiden

I dag, när vi står inför de oändliga möjligheterna med AI och digitalisering, har vi ett val: vi kan göra som grundarna av Boston och bana befintliga vägar, eller så kan vi ha modet att utforma framtidens städer.

‍

Nästa gång du hör frasen "låt oss digitalisera den här processen", stanna upp och fråga dig: "Bygger vi en modern väg eller stakar vi ut en kostig?"

‍

Framtiden tillhör dem som har modet att lämna de upptrampade stigarna och utforma nya vägar. Även om det innebär att erkänna att kor, hur kloka de än var, inte var stadsplanerare.

‍

"Det är dags att sluta bana väg för kossorna. I stället för att införliva föråldrade processer i kisel och programvara bör vi utplåna dem och börja om från början. Vi bör 'reengineera' våra företag: använda den moderna informationsteknologins kraft för att radikalt omforma våra affärsprocesser och uppnå dramatiska förbättringar av deras prestanda." - Michael Hammer, Harvard Business Review, 1990¹¹

‍

Källor och referenser

1. Stack Exchange Engelska språket och dess användning: https://english.stackexchange.com/questions/44800/what-does-don-t-pave-the-cow-path-mean-in-this-context
2. AgileConnection - Att bana väg för kor: https://www.agileconnection.com/article/paving-cow-paths
3. SAP - Digitalisering vs. Digitalisering: https://www.sap.com/products/erp/digitization-vs-digitalization.html
4. SAP - Digitalisering vs. Digitalisering (Gartner definition): https://www.sap.com/products/erp/digitization-vs-digitalization.html
5. Harvard Business Review - Hur AI hjälper företag att omforma processer: https://hbr.org/2023/03/how-ai-is-helping-companies-redesign-processes
6. The Digital Leader - Är din AI-plan bara ett sätt att bana väg för kossor?: https://thedigitalleader.substack.com/p/is-your-ai-plan-just-paving-the-cow
7. Harvard Business Review - Reengineering Work: Automatisera inte, utplåna: https://hbr.org/1990/07/reengineering-work-dont-automate-obliterate
8. Synoptek - Greenfield vs. Brownfield mjukvaruutveckling: https://synoptek.com/insights/it-blogs/greenfield-vs-brownfield-software-development/
9. McKinsey - "Rewired to Outcompete": https://www.mckinsey.com/capabilities/mckinsey-digital/our-insights/rewired-to-outcompete
10. World Economic Forum - Hur man använder processintelligens och AI för att koppla om företag: https://www.weforum.org/stories/2024/01/process-intelligent-ai-rewire-business-sustainable-transformation/
11. Harvard Business Review - Reengineering Work: Don't Automate, Obliterate (1990): https://hbr.org/1990/07/reengineering-work-dont-automate-obliterate